Design Social - Ufes: março 2009

Nome do local: Findes - Federação das Indústrias do Estado do Espírito Santo

Descrição: O Sistema Findes é composto por seis entidades que trabalham de forma integrada para o desenvolvimento da indústria capixaba.

O grupo, formado pelos alunos Igor, Leonardo e Rosa; atuará no setor de comunicação desta instituição.

Nome da interlocutora: Laila Pontes (comunicação interna)

Motivo da escolha do local: possibilidade de realizar um projeto junto a uma grande instituição e ter contato com os métodos utilizados por ela na produção de peças ligadas ao design.

Localização: Av. Nossa Sra. da Penha, 2053 - Vitória/ES.

www.sistemafindes.org.br

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1.1.1 Interlocutor

O grupo dirigiu-se ao setor de comunicação e lá encontrou Gustavo Tenório, coordenador do setor. Ele era a pessoa que imaginávamos que poderia nos auxiliar no projeto, porém, alegando falta de tempo devido à quantidade de trabalho, nos indicou que procurasse a Laila, assessora de comunicação que trabalha com ele.

A Laila nos atendeu com bastante entusiasmo, e, como o Gustavo, com bastante interesse. Explicamos para ela o motivo da visita e a proposta do projeto a ser realizado e ela nos informou que estaria à nossa disposição. Mostrou-nos o local e transmitiu informações sobre o funcionamento da Federação.

Laila Pontes é responsável pela comunicação interna e utiliza os jornais murais e a intranet para transmitir as informações.

1.1.2 Freqüência das visitas ao local

O grupo visitará o local às terças e sextas-feiras.

1.2 Levantamento de dados

24 e 27/03

2.1.1 Lista de falas e ações

FALAS

AÇÕES

- “Alê” o quê tem hoje no clipping”do dia?

Olha com o estagiário as matérias de jornais com informações que interessam à Findes.

-Nossa, outra nota de falecimento. Tem muita coisa repetida aqui.

Navega pela intranet vendo as notícias que foram colocadas lá.

- Qual é o seu email? Eu providencio o envio. Pode deixar.

Fala ao telefone e depois pede a uma pessoa que providencie o envio dos logotipos solicitados para um endereço de email.

- Monize, olha como colocaram a marca nesse informativo, está errado, não está?

Mostra para a responsável do setor de criação gráfica e digital um impresso produzido por outro setor que utilizou de forma errada a logo.

-”Sayô”, esses aqui é que vão entrar no jornal.

Senta-se com a estagiária e mostra os textos na tela do computador que ela separou para serem colocados no jornal interno.

Fala que está feliz com a intranet, principalmente com a coluna de classificados.

Mostra para o grupo a coluna dos classificados e conta como estão aumentando os acessos e a inserção de novos tópicos.

- Sérgio, qual é a melhor forma para eu colocar a marca do coral neste fundo preto?

Com o Corel Draw aberto, trabalha com um logotipo que deverá ter as cores mudadas e inseridas no jornal mural.

-Estou muito animada com esta campanha. Acho que poderíamos usar imagens para representar as 3 fases.

Em conversa com funcionário da criação gráfica, expõe como gostaria que fossem feitas as artes para uma campanha de doação que ela está fazendo.

-Sim, recebi seu email. Eu vou repassá-lo para a criação e eles te enviam a logo.

Digita um email e envia.

1.2.1 Lista de coisas boas que acontecem

A ocorrência de informativos, intensificando a comunicação interna.

A organização de arquivos.

A existência da Intranet.

A grande quantidade de locais com quadros de avisos.

A organização do ambiente de trabalho, com a utilização, por exemplo de placas nas portas.

A real existência comunicação interna.

A união entre os funcionários.

O ambiente de trabalho agradável.

A agilidade na execução de pedidos.

1.2.2 Lista de palavras

organização, ambiente de trabalho, idéias, agilidade, bom gosto, informações, intranet, pedidos, demanda, gerente, Findes, SESI, Senai, união, comunicação, e-mail, produção, execução, serviço, avisos, logos, campanhas, informativo, funcionários, certo, errado, jornal mural, clipping, classificados, estagiário, computador, padronização, delegar (função)

1.3 Jogo de palavras

03/04

Explicamos para a Laila o porquê do jogo de palavras e lhe entregamos as palavras para ela formar o jogo.

Ela organizou as palavras como em um organograma, tendo ao topo as palavras que ela achava que tinha maior importância, representando grupos, que estavam ligados aos outros. As outras palavras foram organizadas em níveis no sentido vertical. Ela explicou que as palavras que estavam nesta organização vertical também não apresentavam hierarquia de importância.

Lista de palavras de acordo com a organização da Laila:

Perguntada por que havia deixado algumas palavras de fora, ela disse que:

As palavras da primeira linha possuem uma hierarquia em relação as que estão abaixo, mas essas não possuem hierarquia entre si, só entre elas e as que estão abaixo. Para o processo de trabalho dar certo esses grupos andam lado a lado.

1.4 Entrevista com a interlocutora

07/04

Entrevista com a interlocutora do projeto:

Qual a sua função na empresa?

R: Analista de Comunicação Empresarial.

Qual a sua carga horária diária?

R: Em média de 8 a 9 horas.

Como é seu processo de trabalho?

R: Eu realizo a produção de toda a comunicação interna da empresa. Recebo a demanda por email e por telefone do que será distribuído na intranet, no email (Notes), no jornal mural e contra cheques.

Qual é seu principal objetivo?

R: O principal objetivo é que os funcionários sejam informados de algum modo e por vários meios, seja físico ou virtual.

Com que freqüência eles são atualizados?

R: Email e intranet são diários, jornal mural a cada 15 dias, mensagem no contra cheque é mensal.

Como você organiza e prioriza as informações?

R: As mais urgentes são enviadas pro email (Notes) e intranet, jornal mural são as mais elaboradas e antecipadas, no caso das campanhas. Tem prioridade as informações gerenciais e o que é factual.

Você depende de alguém para a finalização do seu trabalho?

R: Muitas vezes preciso de autorização para algumas possíveis modificações.

Existe algum problema nesta execução?

R: Há uma grande demora na resposta e muitas vezes alterações desnecessárias ou em cima da hora.

Qual a receptividade dos funcionários?

R: Há pouca receptividade, talvez menos na intranet, um pouco mais no email, e o que mais surte efeito é o jornal mural espalhado pela empresa.

1.5 Objetivo geral

14/04

2.1.1 Como chegamos ao objetivo geral

Após o grupo analisar as listas de palavras, o jogo de palavras, a lista de coisas boas que acontecem lá e Informamos à Laila o nosso objetivo e ela o acolheu com grande felicidade e interesse.

Objetivo geral

Possibilitar que:

A execução das demandas recebidas pelo setor de comunicação interna sejam desempenhadas com agilidade, propiciando um ambiente de trabalho integrado.

2.1 Primeiras hipóteses

28/04

As primeiras hipóteses foram geradas a partir das informações levantadas, levando-se em conta o objetivo geral.

Foram geradas 20 hipóteses.

Organização de um evento anual para a arrecadação de cestas básicas, visando a interação entre os funcionários por uma causa humanitária.

2.2 Hipóteses isca

28/04

O grupo fez um estudo das primeiras hipóteses possíveis de serem aplicadas e optou pela aplicação das seguintes:

Formulário padrão para o recebimento das informações de outros setores. Meta: restringir o uso de textos muito longos, facilitando a inserção nos informativos.

Campanha de uso correto das marcas do Sistema Findes. Meta: Campanha para os funcionários se familiarizarem com a marca e não cometerem erros ao utilizá-las.

Proteção de tela do computador com informativos e notícias. Meta: Imagens, apresentadas nas telas dos computadores sob a forma de proteção de tela com informações para os funcionários.

Mostramos à Laila as primeiras hipóteses e as 3 escolhidas e explicamos a ela o motivo da escolha.

Ela concordou com as propostas e fez considerações sobre algumas que não adotamos, como, por exemplo, as telas de LCD nos elevadores, que, na visão dela, seria uma ótima oportunidade para apresentarmos uma nova possibilidade de comunicação.

As hipóteses foram desenvolvidas da seguinte forma:

Formulário.

Protótipo: Arquivo feito no Word, com campos específicos e limitados para as respostas. Serão enviados por e-mail para os usuários.

Campanha de uso correto da marca. Protótipo: Folder de uma lâmina com aplicações incorretas da marca. A interação com o usuário dá-se por meio de um jogo em que ele tem de descobrir quais são as marcas corretas e as erradas. Foram feitos 30 impressos.
Proteção de tela. Protótipo: Foi elaborado um projeto gráfico do protetor de tela com alteração de cor, com 3 telas diferentes. O programa “Webshots” será instalado em 10 computadores, possibilitando a visualização das telas.

2.3 Testes

08 a 15/05

Os testes foram realizados entre 8 e 15 de maio.

O formulário foi entregue a Laila para ela enviar às pessoas que costumam mandar matérias constantemente para os informativos. Pedimos que ela informasse o motivo do formulário e ela criou um texto que era inserido junto ao email informando sobre o formulário.

Talvez por se tratar de uma mudança de hábito no envio das matérias, as pessoas não retornaram os formulários. Algumas alegaram que o espaço reservado para as matérias era pequeno (o espaço com número de caracteres foi elaborado de acordo com o tamanho disponível nos inormativos).

Em conversa com o estagiário Alessandro, que faz a diagramação dos informativos, ele achou a idéia muito boa e sentiu que seria necessário uma campanha de conscientização de uso do formulário.

O descanso de tela foi instalado em 10 computadores. O programa escolhido para rodar as imagens foi o “Webshots”. Este programa teve de ser utilizado pois a opção de descanso de tela nos computadores é desabilitada.

Os usuários gostaram da programação visual das telas e da forma escolhida para transmitir as mensagems (na forma de descanso de tela). Em alguns casos (o programa utilizado permitia) os usuários autorizaram que o protetor de tela fosse também inserido no papel de parede.

Elaboramos um impresso contendo o logotipo da Findes aplicado incorretamente de várias formas. Na frente de cada logotipo a pessoa devia fazer um “x” quando achasse que estava sendo usado incorretamente.

O jogo foi aplicado na sexta-feira dia 15. Todos ficaram bastante animados com a brincadeira e admirados com as possibilidades de aplicação da marca e as formas com que podiam utilizá-la incorretamente.

O teste foi um sucesso.

Dos três testes aplicados, o jogo e o descanso de tela foram os que apresentaram maior retorno dos usuários.

A adoção do descanso de tela como partido adotado é dificultada pelo bloqueio desta opção nos computadores. A instalação de programas de descanso de tela ou o desbloqueio desta opção nos computadores dependeria do setor de informática, o que poderia ser um empecilho para o projeto.

2.4 Partido adotado

Devido ao sucesso na realização do teste e o retorno obtido perante aos funcionários, o grupo resolveu adotar como projeto, a campanha de uso correto dos logotipos dos Sistema Findes.

A campanha será feita por meio de midia digital e impressa, possibilitando o conhecimento da forma correta de aplicação das marcas e, se possível, a implementação de um banco de dados contendo os logotipos no sistema.

Com este projeto, o grupo contempla o objetivo geral (“execução das demandas recebidas pelo setor de comunicação interna serem desempenhadas com agilidade, propiciando um ambiente de trabalho integrado.”).

3.1 Geração de alternativas

O grupo propõe o desenvolvimento de alternativas em meios digitais e impressos:

Digitais

1 - Link na página inicial da intranet levando a uma página com as logos visíveis para serem baixadas no formato “CDR”.

2 - Jogo online, para testar e informar os funcionários do uso correto da marca.

3 - Manual explicando do uso correto e solução para os erros frequentes no uso das marcas.

4 - Banner animado na intranet para chamar a atenção para campanha.

Impressos

1 - Manual explicando do uso correto e solução para os erros frequentes no uso das marcas.

2 - Jogo para testar e informar os funcionários do uso correto da marca.

3 - Informativo com o mesmo projeto gráfico do jornal mural, apresentando a campanha e explicando seus meios.

3.2 Protótipos

Após o grupo apresentar as alternativas para o professor e a nossa interlocutora, foi decidido que daríamos ênfase para as peças no formato digital, pois a difusão seria mais ampla.

Tentaremos projetar o jogo no formato digital com uma interface que permita a interação do usuário. O jogo permitiria a escolha das marcas certas e erradas e informaria ao usuário o porquê da escolha (certa e errada).

A partir das conversas com a interlocutara, que nos informou que, se a campanha seguisse um conceito menos conservador, teria possibilidades de uma melhor aceitação dos funcionários. Resolvemos projetar um mascote para representar a campanha inspirando-se em um dos desenhos elaborados nas primeiras hipóteses.

Foram feitos até o momento 2 protótipos.

3.4 Desenvolvimento

05/06

Folder impresso

O primeiro protótipo foi mostrado à Laila e não possuía muitas informações. Servia apenas para mostrar a ela a idéia de se usar o mascote interagindo e apresentando os logotipos.

Ela gostou muito da idéia e achou muito bonito.

A partir deste ponto foi definido o formato e o conteúdo do material.

Este primeiro protótipo do impresso era uma folha com impressão em um dos lados, contendo o jogo e as informações sobre as marcas. (fig. 1)

A Laila e a Monize (responsável pela criação gráfica) propuseram a modificação da apresentação do material, mudando o formado de uma página impressa em um lado, com todas as informações, para um folder, com dobras e impressão dos dois lados.

O primeiro modelo do folder (fig. 2) foi feito e mostrado para a interlocutora e para o professor, que fizeram várias propostas para melhoria do projeto gráfico. Entre elas a utilização de elementos visuais que permitissem um melhor entendimento da forma correta e da forma errada de utilização da marca. A proposta foi a utilização de elementos verdes para assinalar a aplicação correta e elementos vermelhos para assinalar a aplicação errada.

Antes da aprovação do terceiro modelo (fig. 3) - e definitivo - a Laila fez uma análise detalhada dele, distribuindo algumas cópias feitas para avaliação dos funcionários do setor. Os funcionários acharam o projeto gráfico muito bom, fazendo vários elogios. Algumas propostas foram apresentadas pela Laila e outros funcionários:

Colocação de mais um logotipo do Sistema Findes no jogo.

Modificação de algumas palavras nos textos para melhorar o entendimento.

Apesar das alterações sugeridas, o terceiro modelo foi aprovado pela Laila, Monize e Heriberto (gerente da Unidade de Marketing).

A figura 4 refere-se ao quarto modelo, com as alterações sugeridas e finalizado.

A partir do projeto gráfico do folder impresso serão feitas as outras peças:

Jogo digital que ficará hospedado na intranet.

Manual de uso da marca em formato digital (jpeg) para ser colocado na intranet.

Manual de uso da marcar em formato digital (jpeg) para ser enviado por email.

Manual digital para intranet

O manual digital teve 3 protótipos, sendo que o último foi aprovado.

O primeiro protótipo do manual digital (fig. 5) refere-se ao segundo protótipo do folder, possuindo as cacterísticas dele.

O segundo protótipo (fig. 6) foi feito para adequar-se ao novo projeto adotado para o terceiro protótipo do folder impresso.

O terceiro protótipo (fig 7) manteve as mesmas características da versão final do folder, com uma modificação quanto ao posicionamento das páginas, que nos 2 primeiros protótipos foram dispostas para que permitissem a impressão. Em conversa com a Laila e Monize elas falaram que não era necessário a versão em PDF para impressão, pois bastava um jpeg para ser colocado na intranet e ser acessado.

Manual digital para email

Partindo de uma solicitação posterior à definição das peças a serem elaboradas, foi feito um protótipo, baseado no projeto gráfico do protótipo final do manual digital para intranet, uma versão para ser enviada por email (fig. 8).

De acordo com as especificações da Findes, os arquivos a serem enviados por email são anexados no corpo da mensagem, e devem ter no máximo 650 pixels de largura.

Jogo digital

Foram feitas as telas apresentando o projeto gráfico do jogo e apresentadas para o professor, que sugeriu algumas alterações.

As mesmas telas foram apresentadas para a Laila, Monize e Heriberto, que gostaram muito da programação visual e da idéia.

A programação foi feita pelo pai da Rosa, após conversas com a Cláudia, funcionária da Findes responsável pela intranet.

A figura 9 refere-se à programaçao visual final adotada para o jogo.

Testes

19/06

Os primeiros testes foram realizados na Unidade de Marketing da Findes.

Esta unidade possui 20 funcionários e foi escolhida para o teste por agregar pessoas com diversas idades e formações acadêmicas.

Trinta cópias do folder foram feitas para serem distribuídas entre os funcionários para que eles opinassem a respeito do material. Todos gostaram bastante do material, elogiando o projeto gráfico e a proposta de ensinar a utilizar o logotipo da Findes de uma forma descontraída, conseguida pela utilização do mascote.

O manual digital desenvolvido para ser enviado por email teve grande aceitação pois os 20 funcionários gostaram de ter o material explicativo em suas máquinas, dizendo que acharam interessante a forma utilizada para informar, elogiando também o projeto gráfico e a facilidade de consulta.

Hospedado na intranet, o manual digital desenvolvido para ser consultado pelos funcionários recebeu também vários elogios. Perguntados se acessariam a intranet quando tivessem dúvidas sobre a marca, todos disseram que sim, pois achavam importante ter uma referência para consulta, e, sabendo de um lugar que possuísse um material confiável e fácil de entender facilitaria bastante o dia a dia de todos. O teste foi feito com as imagens em um endereço na intranet, que foi passado via email para os funcionários do setor.

O outro grande sucesso do projeto, junto com o manual impresso, foi o jogo digital. Hospedado na intranet foi acessado pelos funcionários por meio de um link enviado por email, convidando-os a jogar.

Por ser um jogo, ter uma interface simples e intuitiva e um projeto gráfico que atrai o interesse do usuário, teve uma grande aceitação e participação. A animação das pessoas era evidente durante os testes. Algumas pessoas começaram a disputar partidas para ver quem sabia mais que a outra. Outras não acreditavam quando finalizavam o jogo e era mostrado o número de acertos e erros, pois achavam que sabiam muito da marca e com os resultados viam que precisavam “estudar” mais.

Alguns folhetos foram deixados sobre as mesas e quando pessoas de outros setores entravam na sala tinham a sua atenção desviada para eles. Pegavam, liam e elogiavam dizendo sobre a beleza do material e como ficou “diferente” a abordagem para tratar do assunto, com o robozinho explicando as coisas. Quando possível, estas pessoas eram convidadas a utilizar o jogo digital, que aumentava a experiência e o interesse pela utilização da marca.

Ao todo, cerca de 50 funcionários participaram dos testes.

Conclusão

Graças à metodologia proposta para a execução das tarefas é que foi possível desenvolver o projeto junto à Findes.

A cada fase o grupo recolhia uma série de informações que eram utilizadas em uma etapa posterior.

Os conhecimentos apreendidos por meio das pesquisas e dos estudos possibilitaram a definição de uma meta, sua execução e finalização.

A análise dos dados e das entrevistas com as pessoas envolvidas asseguram o sucesso do projeto.

O material gerado para a campanha de conscientização do uso da marca teve grande aceitação e recebeu vários elogios.

O grupo tem certeza que alcançou o objetivo de ajudar a nossa intelocutora.

O sucesso do projeto e dos testes realizados permitiu que uma campanha de conscientização para o uso da marca seja feita com todos os funcionários da Findes.

Graças à boa aceitação dos funcionários da Unidade de Marketing e do retorno obtido, o gerente da unidade autorizou que fossem impressas 2500 unidades do folder impresso e que todas as providências para a divulgação do material digital fossem tomadas.

Os folderes serão distribuídos entre os funcionários que já trabalham no sistema e utilizados também nos programas de recepção a novos funcionários.

Devido à burocracia no setor de logística para definir os fornecedores, provavelmente o folder será impresso na segunda quinzena de julho, quando se iniciará toda a campanha de divulgação, que utilizará os meios digitais (intranet email) e e impressos (jornal mural e banners) geralmente utilizados pelo Setor de Comunicação Interna.

Para o grupo, fazer projeto é utilizar métodos que assegurem a obtenção de dados que permitam uma visualização clara do problema, que será solucionado a partir do estudo e aplicação destas informações. Design sem projeto não é design.

VÍDEO FINAL

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